CONTROL DE INVENTARIOS

1. LEY DE PARETO

Un criterio útil para el administrador es el principio de excepción. El mismo le ayuda a discriminar información, para concentrarse en aquella que requiere su atención.
Para aplicar este principio, la ley de Pareto es una buen técnica, esta dice:
“En cualquier conjunto de elementos que van a ser controlados, sólo una pequeña fracción de el conjunto en términos del número de elementos, cuenta siempre para la mayor porción en términos del efecto.”
Para identificar la información de suma importancia, lo que se debe hacer es una lista de los elementos de acuerdo a su importancia, es decir, jerarquizar.
El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista Vilfredo Pareto (1848-1923). Pareto era francés, de alma italiana y vivía en Suiza. Pareto enuncio el principio de la siguiente forma: el 20% de mi esfuerzo me proporciona el 80% de mis ingresos, asi el 80% restante de mi esfuerzo me proporciona solo el 20% de mis ingresos. esto pone de manifiesto que las causas no se corresponden con los efectos. El Principio de Pareto es importante para el éxito en cualquier área.
El Principio dice que el 20% de cualquier cosa producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo cuenta para el 20% de los efectos. Si eres un empresario, directivo o vendedor: El 20% de tus clientes producen 80% de tus ventas. El 20% de tus clientes te causan 80% de las quejas y problemas. El 20% de los empleados producen el 80% del trabajo. El 20% de tus productos producen 80% de tus utilidades, mientras que el otro 80% apenas pagan sus costos y gastos.
Pero al mismo tiempo Pareto nos lanza un salvavidas, y nos dice que el tiempo, ese mismo tiempo que creiamos haber perdido en tantos afanes, es el que nos sobra, es decir estamos inundados de tiempo, lo que ocurre es que lo derrochamos y lo malgastamos sin ton ni son. Si aplicamos el principio de Pareto, podemos trabajar menos y ganar mas, al mismo tiempo podemos trabajar menos y divertirnos mas, no hay ningun contrasentido en la conclusion... Tras Pareto no hay más remedio que concluir que cuando todo es importante, nada es importante. Tras él debemos saber que los elementos críticos de cualquier sistema son siempre una minoría. El arte de elegir, la habilidad para gestionar, la esencia de una estrategia es determinar qué es lo importante, establecer prioridades y dedicar el esfuerzo hacia la pequeña parte que explica la mayor parte.

2. HERRAMIENTAS OPERATIVAS DEL CONTROL DE INVENTARIO

Para controlar adecuadamente los stocks, el gestor de los inventarios debe contar con una serie de medidas y ratios de control que reflejen de la manera mas completa posible la situación del activo circulante y, en su caso, de los recursos puestos a su disposición para esa gestión.
Las magnitudes objeto de medida las podemos agrupar en las siguientes categorías:
Existencias
Movimientos
Rotación
Cobertura

CLASIFICACION DE LOS MATERIALES

El Hecho de clasificar los materiales que forman parte de nuestros inventarios es una practica usual que tiene por objetivo limitar las actividades de planificación y control a un cierto numero de referencias, las más importantes. Cuando en un inventario existen millares de referencias es muy difícil que se puedan extender dichas actividades a todas ellas y es necesario asignar de forma optima la capacidad real de gestión.
La clasificación de los materiales se suele abordar sobre la base de los dos siguientes criterios:
Salidas ( en unidades monetarias )
Rotación
La clasificación por salidas es la mas extendida, y agrupa los artículos en la conocida clasificación "ABC", aveces denominada "XYZ" para no confundir las siglas anteriores con el concepto "Activities Based Costs", de uso generalizado en los últimos tiempos.
La clasificación "ABC" se basa en la conocida Ley de Pareto, y diferencia los artículos entre los importantes y escasos (categoría A) y los numerosos y triviales (categoría C), con un grupo intermedio que no participa que ninguna de ambas denominaciones ( categoría B). Es clásico considerar las siguientes agrupaciones de los artículos:
TIPO A: 20% de las referencias 80% del valor
TIPO B: 30% de las referencias 15% del valor
TIPO C: 50% de las referencias 05% del valor
Si manejamos muchas referencias, la clasificación que hagamos atendiendo al valor de las salidas, y al numero de los artículos de que se dispone no difiriera excesivamente de la tabla indicada. La gestión "fina" de los inventarios deberá ir avanzando desde la categoría A hacia las categorías B y C, en función de las posibilidades reales que tengamos.
La clasificación de acuerdo con el incide de rotación esta menos definida con carácter general que la anterior, dependiendo de las características de cada empresa. Agrupa los artículos en la serie de categorías de mayor a menor rotación, de acuerdo con las siguientes o parecidas denominaciones:
Artículos de alta rotación
Artículos de rotación normal
Artículos de baja rotación
Artículos obsoletos
Esta claro que los artículos obsoletos son los de índice de rotación extremadamente bajo, próximo a cero, pero el resto de la clasificación dependerá de las practicas habituales de cada empresa. Así mismo, esta clasificación, para que realmente sea útil, habrá que segmentarla en los tres tipos fundamentales de stock siguientes:
Materias primas y componentes
Material en curso
Productos terminados
Por otra parte, así como en la anterior clasificación ABC, por salidas estaba claro que dábamos preferencia a las referencias de la categoría A frénate a las B y C, en esta nueva clasificación, puede ser importante centrar la atención en los productos de los últimos escalones con preferencia a los primeros, para evitar el riesgo de econtrarnos en algún momento con grandes cantidades de productos obsoletos.
En todo caso, un "mix" adecuado de ambas clasificaciones nos permitirían realizar a un buen control de nuestros inventarios adaptándolo a las disponibilidades que tengamos en materia de recursos humanos y herramientas de gestión.

RECUENTO DE STOCKS

El recuento de stocks, actividad fundamental dentro del control de los inventarios, consiste en arbitrar los medios para disponer periódicamente de datos viables de existencias.
Si el gestor de los inventarios cuenta con información en tiempo real y también fiable de los movimientos de las mercancías (entradas y salidas), es relativamente sencillo, contar con datos también en tiempo real de las existencias, ya que:
Existencias (t) = existencias (t-1) + entradas – salidas
Este recuento analítico o virtual de los stocks se basa en que el conocimiento de los movimientos en tiempo real de las mercancías es factible ya que en general se soportan en operaciones contables que generan albaranes o facturas de entradas y salidas fácilmente procesables. Sin embargo, en el caso de los materiales en curso y, en general, de los inventarios internos, no es tan fácil disponer de este tipo de información sobre los movimientos, por lo que el recuento analítico de los stocks presentar algunas.
Adema de esta ultima circunstancia, existen errores de contabilizacion, perdidas de materiales, desperfectos y otras circunstancias que desvirtúan el seguimiento analítico de las existencias y que obligan a efectuar recuentos físicos (no virtuales), de las mercancías para obtener datos utilizables directamente en la gestión o para actualizar periódicamente el valor:

3. ROTACION DE INVENTARIOS

La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).
Formula para determinar la rotación de inventarios
La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo. (Coste mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N veces.
Ejemplo:
Supongamos un costo de mercancías en el año 2006 de $60.000.000 y un promedio de inventarios en el 2006 de $10.000.000, entonces60.000.000/10.000.000 = 6.
Esto quiere decir, que la rotación del inventario durante el 2006, fue de 6 veces, o dicho de otra forma: los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses (12/6). Las mercancías permanecieron 2 meses en el almacén antes de ser vendidas.
El costo de las mercancías es el mismo Costo de venta, que corresponde al costo de las mercancías que se vendieron en el periodo en análisis, y que en el Plan único de cuentas para comerciantes Colombiano corresponde a la cuenta 6135.
Para determinar el promedio de inventarios, se suman los saldos de cada mes y se divide por el número de meses, que si estamos hablando de un año será 12. Otra forma no tan exacta de determinar el inventario promedio, es sumar el saldo inicial con el saldo final y dividirlo por 2.
Importancia del nivel de rotación
La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse. Entre más alta sea la rotación significa que el las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los inventarios.
Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancías en bodega, menor será el Capital de trabajo invertido en los inventarios. Una empresa que venda sus inventarios en un mes, requerirá más recursos que una empresa que venda sus inventarios en una semana.
Recordemos que cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa sin necesidad, es un costo adicional para la empresa (Vea: Capacidad ociosa). Y tener inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un factor negativo para las finanzas de la empresa. No es rentable mantener un producto en bodega durante un mes o más.

INVENTARIOS

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y losinventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

METODOS DE VERIFICACION Y CONTROL DE INVENTARIOS

TIPOS DE INVENTARIO
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:
1. Manejo de inventarios (preparativos)
2. Identificación
3. Instrucción
4. Adiestramiento
Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.
Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >Imax.
Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.
Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.
Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.
Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

ACTIVIDADES A, B, C.

Los artículos clasificados como "A" pueden ser objeto de recuento diario o semanal, mientras que los artículos de la categoría "B" pueden recontarse quincenal o mensualmente, y los del tipo "C" cada bimestre, trimestre, semestre o incluso una sola vez al año.
Para no consumir excesivos recursos humanos en estas operaciones el recuento cíclico de los Stocks se debe materializar en una "lista de recuento" en la que las distintas referencias a recontar se vallan alternando para no tener que efectuar el recuento simultaneo de muchas de ellas. Supongamos, por ejemplo, que tenemos las siguientes referencias.

Tipo "A": Articulo 001 con recuento semanal
Tipo "B": Articulo 002 y 003 con recuento quincenal
Tipo "C": Articulo 004 a 007 con recuento mensual

COSTOS DE INVENTARIOS

Los costos generan por una parte costos y por otra parte originan beneficios pues permiten brindar un buen servicio al cliente. El reto de un buen administrador es alcanzar el nivel deseado de servicio al cliente al menor costo posible.

Los costos considerados en los modelos de inventarios son:

1. Costo de Compra: Incluye el precio del articulo, el impuesto a la renta y el costo de transporte. Si la empresa fabrica el producto corresponde al precio de producción.

Usaremos Precio como Sinónimo de costo de compra o de producción.

Precio: p con sus unidades ( $ /unidad ) à ($/Ud)

2. Costo de Ordenar: Incluye la mano de obra para preparar la orden del pedido, papelera, gastos postales, llamadas, etc.

Si el articulo se genera en la empresa se incluye todos los costos tales como la mano de obra, planos, lubricantes, en este caso el costo de preparación es proporcional al tiempo de preparación. “Cuantos artículos se producen anualmente en una empresa”.

Costo de preparación o alistamiento o costo de Ordenar Co dado en ($/Orden) ,($/Pedido),($/Lote)

3. Costo de mantenimiento de Inventarios: Este incluye 2 clases de costos:

· El Costo de Conservación: Incluye costos de almacenamiento, refrigeración, manejo, perdida, obsolescencia, vigilancia, seguros, Etc.
· El Costo de Oportunidad: Es el costo de capital invertido en los materiales, y es el valor de los artículos que están congelados, si estos no se tocan deja de ganar dinero por mantener un inventario.

El costo de mantener inventario Co con sus unidades ($/ud*año)
Ej. 10 ($/(ud*año)) à tener una unidad le cuesta 10 $ durante un año.

Ch = Cc + Cop
Donde Cc à $/(ud*año) y Cop à i * p donde i es la tasa de interés anual.

Ch = Cc + i * p
Ej. Para un articulo dado el costo de conservación es de 8 ($/(ud*año)) el precio del articulo es de 100 $/ud y la tasa de interés es del 20 (%/año).

Solución: Tenemos Cc = 8 ($/(ud*año)), p = 100 $/ud, tasa de interés del 20 %/año

Ch = Cc + i * p à Ch = 8 ($/(ud*año)) + 0.20/año * 100 $/ud
Ch = 8 ($/(ud*año)) + 20 ($/(ud*año))
Ch = 28 ($/(ud*año)) à el costo de mantener el inventario será de 28 ($/(ud*año)) por cada unidad 28 $ durante un año.

4. Costos de Faltantes: puede haber faltantes o no en un inventario y posee riesgos.

Cuando no se tiene un articulo en inventario se pueden presentar 2 situaciones:

El cliente se va insatisfecho, pierde la venta, prestigio. Esto se presenta en el caso de abarrotes, se dice entonces que no se admiten faltantes.
En otro caso la situación no es tan grave como por ejemplo en el caso de motocicletas o computadores, en la mayoría de los casos el cliente no espera encontrar el articulo sin hacer un pedido, en este caso se dice que admite faltantes.

Si el articulo forma parte de un proceso de fabricación puede llegar a detener toda la línea de producción, lo que indica un alto costo.

Indicaremos el costo de faltantes como Cs con unidades ($/(ud*año)) estimativo de el faltante de una unidad al año.

Los costos totales de mantener un inventario son: los costos de compra, costos de ordenar, costos de mantener inventario, costos de faltantes.

CT = Costo de Compra + Costo de Ordenar + Costos de Mantener Inventario + Costo de Faltantes

Es de anotar además que estos costos son estimativos utilizados en la toma de decisiones. En este caso se consideran los costos totales existentes relevantes.

El análisis matemático de estos costos nos permite establecer cuanto comprar.
El análisis de tiempo de espera y la demanda anual nos permite establecer cuando comprar.


COSTOS EXISTENTES RELEVANTE

Estos costos son costos no contables, que proporcionan información básica para la toma de decisiones. Estos costos buscan medir el efecto neto de cada alternativa en una decisión.

Tiempo de Espera: Es el tiempo transcurrido desde el momento en que se hace el pedido hasta el momento en que su contenido, esté disponible para su utilización